Wer seine E-Mails über Microsoft 365 abwickelt und somit deren Hosted-Exchange-Dienst nutzt, kommt mit Sicherheit einmal an den Punkt, dass er sein, bzw. das Postfach eines Users als PST Datei exportieren möchte. Dazu muss ich nicht zwingend über Outlook jedes einzelnen Users gehen, sondern erledige dies über das Admin-Center unter eDiscovery (bitte vorher prüfen, ob Ihr ausreichend Berichtigungen habt um eDiscovery ausführen zu können).
Sofern man die „Reihenfolge“ verinnerlicht hat, ist das ganze auch kein Hexenwerk mehr. Leider hatte ich mich vor Jahren auch durch das Netz gequält und leider kein „vernünftiges“ Schritt-für-Schritt HowTo gefunden – deshalb hier sehr einfach (hoffentlich) erklärt:
1. Wir rufen das Admin-Center in Microsoft 365 auf => https://admin.microsoft.com und wählen im im Menü auf der linken Seite den Eintrag Compliance. Daraufhin sollte sich ein neuer Tab/Fenster mit dem Purview-Complianceportal öffnen
2. Im Purview-Complianceportal wählen wir nun im linken Menü: eDiscovery > Standard
3. In dieser Übersicht finden sich alle offenen „Fälle“ die mittels eDiscovery durchgeführt werden, somit solltet Ihr „derzeit“ (sofern es Euer erster Versuch ist) noch keine Einträge sehen.
4. Wir erstellen nun mit einem Klick auf „Fall erstellen“ unseren ersten „Fall“
5. Im linken Bereich der Seite öffnet sich nun ein kleines Fenster. Hier vergibt man einen „eindeutigen“ Namen (natürlich könnt Ihr hier eingeben was immer Ihr wollt) sowie eine kleine Beschreibung. Mit „Speichern“ verlässt man dieses „Fenster“ wieder.
6. Nun muss dieser „Fall“ den wir soeben angelegt haben, noch bearbeitet werden. Durch einen „Klick“ auf den Namen öffnet sich das „Bearbeitungsfenster“
7. Der Fall öffnet sich und wir können nun mit einem Klick auf „Suchen > Neue Suche“ die Einstellungen durchführen.
8. Wir geben wieder einen eindeutigen Namen sowie die Beschreibung ein (auch hier bleibt Euch überlassen, was Ihr eingebt) und bestätigen mit „Speichern“
9. Wir aktivieren unter „Bestimmte Orte“ den Schieberegler bei „Exchange-Postfächer“. Automatisch bekommt Ihr eine Auswahlmöglichkeit „Benutzer, Gruppen oder Teams auswählen“ angezeigt – diesen Eintrag bitte „anklicken“.
10. Ihr bekommt nun alle User, Gruppen, Teams angezeigt, hier wählt ihr den User aus, von diesem Ihr einen PST Export generieren wollt.
11. In der Übersicht seht Ihr nun, dass ein (1) User „enthalten“ ist – bitte mit „Weiter“ zur nächsten Seite
12. Man könnte nun noch Suchbedingungen definieren, die man aber bei einem vollen Export eines Users nicht benötigt, daher klicken wir auf „Weiter“
13. Ihr bekommt nun noch einmal eine Zusammenfassung der Einstellungen. Diese könnt Ihr nun mit „Absenden“ bestätigen und „Fertig“ beenden.
14. Nun müssen wir noch das Exportieren in „Auftrag“ geben, hierzu klickt Ihr bitte auf den Namen Eures Fall (hier PST Export Peter Mustermann (1)), ein Fenster auf der rechten Seite öffnet sich. Über „Aktion“ im unteren Bereich (2) öffnet sich ein Kontextmenü, hier wählt Ihr bitte „Ergebnisse exportieren“ (3)
15. Im kommenden Fenster, könnt Ihr nun einige Optionen auswählen, wie der Export schlussendlich auszusehen hat. Für mich reicht eigentlich eine einzige PST Datei mit allen E-Mails des Users. Ebenso aktiviere ich immer die „Deduplizierung für Exchange-Inhalt aktivieren“. Mit „Exportieren“ beginnen wir nun das Aufbereiten der PST > das Fenster sollte sich dann schließen und Ihr seit wieder auf der Übersicht.
16. Unter „Exporte“ seht Ihr nun, ob der Export bereits bereitgestellt ist, dies kann unter Umständen (je nach Größe des Postfaches) einige Stunden dauern. Sofern bei „Status“ vermerkt ist (siehe Bild (3)) dass Euer Export bereits abgeschlossen ist, könnt über „Ergebnisse herunterladen“ (4) den Export beginnen. Wie bereits geschrieben, kann dies einige Stunden dauern, einfach in regelmäßigen Abständen prüfen, ob er bereit steht.
17. Klickt nun auf „Ergebnisse herunterladen“ (obiges Bild (4)) – Euer Browser wird einen neuen Tab / ein neues Fenster öffnen in dem Ihr den Download bestätigen müsst. Es öffnet sich nun ein weiteres Fenster in dem Ihr den Schlüssel aus der Übersicht (obiges Bild (5)) kopieren müsst, ebenso müsst Ihr den Speicherort des Exportes auf Eurem Rechner angeben, einen Dateinamen für die PST Datei könnt Ihr natürlich auch noch vergeben.
18. Die PST Datei wird nun heruntergeladen. Nach Beendigung des Downloads findet Ihr die PST Datei natürlich an dem Ort, den Ihr zuvor angegeben habt (Unterordner Exchange)
Das war´s dann auch schon – das klingt erstmal nach viel, aber sobald man dies ein, zweimal gemacht hat, ist das eigentlich alles auch selbsterklärend.
Ich hoffe, ich konnte das einigermaßen „VERSTÄNDLICH“ erklären.